Hon ska löneförhandla med sin chef och är orolig för att inte få fram det hon vill få sagt.
Han ska berätta för sitt ex att han tänker ta med barnen för att träffa sin nya kvinna.
Hon ska träffa försäkringskassan och tala om för dem att hon inte förmår gå upp i tjänstgöring riktigt ännu.
Han ska be sin bästa vän att betala tillbaks ett lån som förfallit sedan länge.
Vi har alla varit med om en situation som liknar någon av dessa. En situation som upplevs som olustig inte bara för att utgången är oviss utan också för att det är en del som står på spel. Vi är måna om att få igenom det vi vill men samtidigt vill vi inte gunga båten allt för mycket.
Denna inre konflikt gör oss en smula osäkra. Orkar vi stå kvar vid vår egen sidan även om det börjar blåsa under samtalet? Allt för många gånger har vi nämligen vikt ner oss när det verkligen har gällt. En erfarenhet som ökar vår osäkerhet inför det stundande samtalet.
Att genomföra ett viktigt samtal, där mycket står på spel och där den känslomässiga utgången är oviss, är jobbigt för alla människor men det är extra jobbigt för oss som har en erfarenhet av att låta oss övertalas, inte få fram det vi vill ha sagt eller låta andras behov styra vår agenda. Hur viktig den än må vara.
För oss har jag därför tagit fram tio KLOKA tips för hur vi kan bli säkrare i dessa samtal. Och ja, jag vill poängtera att tipsen är kloka eftersom de tar hänsyn inte bara till den ena parten i samtalet utan till båda. Något som jag vet tilltalar oss som har en tendens att sky konflikter men föredra grannsämja.
Låt oss nu ge oss i kast med dessa tio tips.
1. Bli klar över ditt syfte
Innan du går in i samtalet behöver du sätta dig ned och tänka igenom syftet. Varför har du detta samtal över huvud taget? Och vad hoppas du få till stånd som en följd av det? Fundera också på hur du vill vara under själva samtalet. Gör dig en bild av hur du vill uppträda för att kunna känna stolthet över dig själv oavsett utgången. Du har nämligen ingen som helst kontroll över resultatet men ditt eget uppträdande DET kan du råda över.
2. Skriv ned dina viktigaste ståndpunkter
Gå sedan igenom det viktigaste som du vill ha sagt. Skriv ned dina ståndpunkter på ett papper och fråga dig själv om du fått med dig de viktigaste. Är det något som saknas på listan? Är det något som känns överflödigt eftersom det finns med under en annan punkt? Genom att på detta sätt sålla fram dina viktigaste ståndpunkter – tillsammans med att klargöra syftet som du gjorde i föregående tips – kommer du att förankra det du vill säga innan du ger dig in i samtalet.
3. Välj rätt tidpunkt och plats för samtalet
Om du är den som tar initiativet till samtalet ska du se till att förutsättningarna är de rätta för ett samtal i lugn och ro. Viktiga samtal ska inte tas på upp i förbifarten. Inte heller i stundens hetta. Tidspress och känslomässig obalans försämrar nämligen vår förmåga att kunna lyssna till en annan människa. Detta gäller såväl dig själv som din motpart. Välj därför en tidpunkt och en plats där ni båda ges möjlighet att tala och bli lyssnade på utan att bli störda.
4. Använd kraften från magen
När du framför det du vill säga kan du använda kraften från magen för att få mer tyngd bakom orden. Se därför till att du har en upprätt kroppshållning, vare sig du står eller sitter, låt fötterna förankra dig i golvet och ta sedan några djupa andetag. Tala lugnt och använd dig av pauser för att ge dig själv möjlighet att överväga dina ord och den andre att ta in dem. Om du vill kan du även föreställa dig att du riktar din kraft, och därmed orden, förbi den du talar med. Som om du låter den andre svepas med av det du vill säga.
5. Ta den tid på dig som du behöver
Ge dig själv tillåtelse att ta ditt utrymme. Det kan du göra genom att inleda med att be om att få tala utan att bli avbruten eftersom det du har att säga är betydelsefullt för dig. För att den andre ska känna sig trygg med att även denne kommer att få sitt utrymme kan du tala om att du kommer att vara mån om att lyssna när du själv är klar. Skulle du bli avbruten påminner du om att du behöver tala klart för att inte tappa tråden. För att försäkra dig om att du får sagt det du vill kan du ha dina anteckningar med dig och följa dem. I annat fall tar du en paus innan du avslutar för att, i minnet, gå igenom dina punkter.
6. Lyssna in vad den andre både säger och känner
När du är redo att lämna över ordet till din motpart kan du låna min vanligaste fras: ”Hur landar det här hos dig?” Du kommer då få reda på hur den andre uppfattar det du sagt. Lämna nu tankarna på dina egna synpunkter och fokusera istället på vad din motpart säger och känner. Om du verkligen lyssnar kommer du kunna urskilja var ni är överens och var ni inte är det. Du kommer också bli klar över om det finns missförstånd som behöver redas ut.
7. Hjälp den andre att vara tydlig
Skulle det vara så att du inte förstår hur den andre tänker eller uppfattar situationen ska du fråga. Detta hjälper både dig och den andre att bli klarare över hur han eller hon tänker. Något som kommer göra det tydligare för er båda var era ståndpunkter sammanfaller och var de inte gör det. Och ju klarare ni blir över detta desto mer ökar sannolikheten att ni kommer att nå en lösning som båda är okej med.
8. Sammanfatta och förtydliga
När du upplever att den andre har pratat klart kan du sammanfatta det du hört att denne har sagt. Därefter kan du be om en bekräftelse genom att säga något i stil med: ”Så om jag har uppfattat dig rätt så… Stämmer det?” I detta läge i samtalet kan du även reda ut ett eventuellt missförstånd genom att till exempel säga: ”Det är möjligt att du missförstod mig när jag sade X så för säkerhets skull vill jag ta det igen. Så här menade jag: … Hur landar det här hos dig?”
9. Sammanfoga och förhandla
När ni nu är överens om vad den andre har sagt och då du också känner att eventuella missförstånd har retts ut kan du göra en sammanfattning över vad ni båda är överens om och vad ni inte är överens om för att därefter få en bekräftelse även på detta. Du kan säga något i stil med: ”Så om jag har uppfattat det hela rätt så tycker vi lika när det gäller … och olika när det gäller… Uppfattar du det också så?” När ni båda är överens om såväl er samsyn som era meningskiljaktligheter frågar du: ”Hur går vi nu vidare?” Ni är nu framme vid ett förhandlingsläge.
10. Se er båda som vinnare och ingen som förlorare
Eftersom du har förberett dig väl inför samtalet kommer du att vara införstådd med vad som är absolut viktigast för dig och vad som inte är det. Du vet således vilket förhandlingsutrymme du kan ge din motpart. Men för att undvika konflikt behöver du också se till att din motpart får sitt förhandlingsutrymme. I detta läge i samtalet kommer du således få se till att dina egna viktigaste behov blir tillgodosedda samtidigt som du känner in din motpart och ser till dennes behov. Från ett förhandlingsbord, där klokheten har fått råda, går ingen med en känsla av att ha förlorat. Båda ser sig istället som vinnare.
DE TIO TIPS som du nu har tagit del av har jag hämtat från min coachverktygslåda. Inget har nämligen gjort mig säkrare i relationen med andra än då jag har fått möjlighet att använda min omtänksamhet om andra och sedan kombinera den med ett proffsigt styrande av samtalet. Den senare är en färdighet som jag har haft möjlighet att träna i min yrkesroll som professionell coach men som jag även har använt i privata sammanhang. Att ta på mig rollen att vägleda samtalet, vare sig det är som yrkesman eller privatperson, gör mig nämligen mer aktiv, och därmed säker, än passiv och osäker.
Varför inte testa du också?
Tyckte du om denna artikel? Då kommer du gilla dessa:
Konflikträdd? 5 kloka sätt snälla människor hanterar konflikter
Mitt bästa knep för att hantera omöjliga personer
Så blir du tagen på allvar när du säger ifrån
Eller vad sägs om den kostnadsfria e-boken Gränser?